保育士の書類負担を半分にする方法｜連絡帳・日誌・月案のAI活用
保育士の書類負担を軽減する方法をお探しですか？保育園のICT化が進む中、連絡帳・保育日誌・月案の作成に追われる毎日を、音声入力とAIで劇的に変える方法をお伝えします。
株式会社Fyve代表の田嶋です。私たちは介護施設向けにiPad×AI記録システムを開発し、月100時間の業務削減を実現しました。さらに幼稚園でも音声入力システムを導入した経験があります。その中で気づいたのは、介護と保育の現場には驚くほど共通点があるということ。「利用者・園児のそばにいたいのに、書類が引き離す」——この構造は全く同じです。
保育士の書類負担はどれくらい深刻なのか
保育士の業務負担に関する調査データを見ると、その深刻さが数字で浮かび上がります。
- 東京都保育士実態調査（平成30年度）によると、退職意向のある正規職員の69.8%が「仕事量が多い」を離職理由に挙げている
- 保育士の離職率は9.3%（公立5.9%、私立10.7%）で、全産業平均を上回る
- マイナビの調査では67%の保育士が持ち帰り仕事を経験しており、その内容で最も多いのが「書類作成・事務作業」（38.8%）
- 勤務時間後に行う職務に40分以上必要と答えた保育士が全体の87%、うち55%が60分以上と回答
- ノンコンタクトタイム（書類作成に使える時間）が20分未満の保育士が60%、0分が39%
つまり、保育士は「書類を書く時間がないのに、書類の量が多い」という矛盾に日々直面しているのです。こども家庭庁も「保育士の業務負担軽減」を重点課題に掲げ、保育所等ICT化推進事業として1施設最大100万円の補助金制度を設けています。
なぜ保育園の書類作成がこれほど負担になるのか
保育現場の書類問題には、構造的な原因があります。
1. 園児から目を離せない環境での記録
保育中にメモを取ること自体が難しい。園児の安全を最優先にすると、記録は後回しになります。結果として、お昼寝の時間に急いで書いたり、勤務後に持ち帰って書くことになります。
2. 連絡帳は園児一人ひとり個別に書く
20〜30人分の連絡帳を毎日手書き。一人あたり3〜5分かかるとすると、それだけで1〜2.5時間。保護者が知りたい情報を正確に伝えつつ、ネガティブになりすぎない表現を考える必要があり、単純な作業ではありません。
3. 日誌・月案・週案はゼロから書く
保育日誌は毎日、月案・週案は定期的に作成。過去の記録を参考にしながらゼロから文章を書く必要があり、特に文章作成が苦手な保育士にとっては大きなストレスです。全国私立保育園連盟の調査でも、ノンコンタクトタイム制度を「導入していない」園が74.7%と、書類作成に充てる時間すら確保されていない現実があります。
音声入力×AIで保育園の書類作成を自動化する方法
私たちが介護施設で実現し、幼稚園にも導入した経験をもとに、保育園にも展開しているのが「音声入力×AI自動文章化」の仕組みです。
仕組みはシンプル
- ステップ1：園児を見ながらスマホやタブレットに話しかける（「○○ちゃん、お昼全部食べた。機嫌よくお昼寝」）
- ステップ2：AIが音声を文字起こしし、保護者向けの丁寧な文章に自動変換
- ステップ3：連絡帳の文面が完成。確認してOKを押すだけ
保育日誌や月案も同様です。日々の音声メモが蓄積され、AIがそこから日誌の下書きを自動生成。月案も過去の記録データと季節を考慮してAIが下書きを作成します。ゼロから書く必要がなくなるのです。
介護施設で実証済みの技術を保育園に横展開
この仕組みは、私たちが介護施設（利用者150人・スタッフ50人規模のデイサービス）で開発・導入したシステムがベースです。
- 月次報告書の8項目をAIが自動文章化
- iPadでのタップ＋音声入力だけで日報が完成
- 導入後、月100時間の業務削減を実現
導入施設の施設長からは「書類が苦手な職員ほど恩恵が大きかった」という声をいただいています。PCや文章作成が得意でないスタッフが多い現場こそ、自動化の効果は絶大です。
さらに幼稚園でも音声入力システムを導入し、教育現場特有の書類業務にも対応した実績があります。保育現場も同じです。文章を書くのが苦手な先生でも、話すだけなら負担は格段に軽い。AIが文章を整えてくれるので、保護者に伝わりやすい連絡帳が自動で出来上がります。
ICT導入で保育園の現場はどう変わるか
介護施設での経験と厚生労働省のデータから、書類自動化がもたらす変化は「時間短縮」だけではありません。
- 持ち帰り仕事がゼロに：勤務時間内に書類が終わる
- 子どもと向き合う時間が増える：書類に使っていた1日2〜3時間を保育に充てられる
- 保育士のストレスが軽減：「書類が終わらない」というプレッシャーから解放される
- スタッフ間のコミュニケーションが増える：事務作業に追われなくなり、申し送りや情報共有に時間を使えるようになる
- 離職防止につながる：仕事量・労働時間の改善が離職率低下に直結する
厚生労働省のICT導入支援事業の効果報告（令和3年度）でも、ICT導入施設の81.9%が文書作成時間の短縮を実感、88.0%がスタッフ間の話し合い時間が増加、約90%が情報共有が円滑になったと回答しています。
保育所等ICT化推進事業の補助金で導入費用を抑える
保育所等ICT化推進事業補助金を活用すれば、1施設あたり最大100万円の補助を受けられます。対象となるシステムには以下の機能が含まれます。
- 保育計画・記録に関する機能
- 園児の登降園管理に関する機能
- 保護者との連絡に関する機能
- 実費徴収のキャッシュレス決済に関する機能
私たちは補助金の申請サポートも行っており、申請書類の作成から採択後の実績報告まで対応します。補助金を活用すれば、実質負担を大幅に抑えた上で導入が可能です。
パッケージソフトではなくカスタム開発を選ぶ理由
保育ICTパッケージソフトもありますが、「連絡帳のテンプレートが合わない」「うちの書式と違う」という声をよく聞きます。
私たちのアプローチは逆です。御園の連絡帳・日誌・帳票フォーマットに合わせてシステムを開発します。「ソフトに園を合わせる」のではなく、「園に合わせたソフト」を作る。だから現場の先生が違和感なく使えます。
介護と保育の両方の現場を知っているからこそ、現場の先生が本当に使いやすいシステムを提案できます。開発スピードも特徴で、最初のプロトタイプは約2週間で稼働します。
まとめ：書類の時間を、子どもたちの時間に
保育士の書類負担は、根性や工夫で解決する問題ではありません。仕組みで解決する問題です。
- 保育士の67%が持ち帰り仕事を経験、主な内容は書類作成
- ノンコンタクトタイムが0分の園が39%という過酷な現実
- 音声入力×AIで連絡帳・日誌・月案の作成時間を50%以上削減可能
- 介護施設で月100時間削減を実現した実証済みの技術
- 保育所等ICT化推進事業の補助金（最大100万円）が活用できる
「うちの園でもできるのか？」「費用はどのくらいかかるのか？」——まずは無料相談で、御園の書類業務を一緒に見直してみませんか。
