「ケアマネージャーごとに、五十音順で一括印刷できたら嬉しいんだけど」

利用者150人・スタッフ50人規模のデイサービスで、カスタムシステムを導入いただいた施設長からの何気ない一言でした。この要望を聞いてから、わずか1〜2日で機能を実装。施設長には大変喜んでいただきました。

この記事では、この実体験をもとに、介護ソフトのカスタマイズ開発がなぜ現場を変えるのか、そのスピード感と価値をお伝えします。

ある日の施設長からの一言

そのデイサービスでは、毎月の月次報告書（利用者状況報告書）をケアマネージャーに送付する業務がありました。利用者が150人いれば、担当するケアマネージャーの数も相当な数になります。利用者ごとに担当ケアマネが異なるため、毎月の報告書送付は大きな業務負荷でした。

すでにカスタムシステム上に印刷機能は実装していました。しかし、当時の仕様では利用者を1人ずつ選択して、内容を確認し、印刷するという流れでした。

ある日、施設長がふとおっしゃいました。

「これ、ケアマネージャーごとにまとめて、五十音順で一括印刷できたらすごく助かるんだけどね」

月末になると報告書の印刷だけで何時間もかかっていたのです。150人分を1人ずつ——その手間は想像以上のものでした。

なぜこの機能が必要だったのか

月次報告書は、利用者の状態やサービス提供内容をまとめてケアマネージャーに提出する書類です。ケアマネージャーの数が多い施設では、以下のような手間が毎月発生していました。

• 利用者を1人ずつ画面で選択する
• 報告書の内容を確認する
• 印刷ボタンを押す
• 印刷された書類をケアマネージャーごとに仕分けする
• 仕分けした書類を五十音順に並べ替える

特に大変だったのが、印刷後の仕分け作業です。150人分の報告書がバラバラに出力されるため、それをケアマネージャーごとに手作業で分類し、さらに五十音順に並べ替える。月末の忙しい時期に、この作業だけで半日近くかかることもあったそうです。

「ケアマネごとに一括印刷できれば、この仕分け作業がまるごとなくなるんです」と施設長は語ってくれました。

要望から実装まで1〜2日

この要望をいただいたのは、通常の運用サポートのやり取りの中でした。施設長の言葉を聞いて、すぐに開発に取りかかりました。

具体的には、以下の機能を追加しました。

• ケアマネージャー単位でのグルーピング：利用者データをケアマネージャーごとに自動分類
• 五十音順ソート：各グループ内の利用者を五十音順に自動並べ替え
• 一括PDF出力：ワンクリックで全利用者の報告書をまとめて出力
• ケアマネ別の区切りページ：印刷時にケアマネージャーが変わるタイミングで区切りを挿入

要望を聞いた翌日には開発を完了し、テスト環境で確認。1〜2日後には本番環境で使える状態になっていました。

施設長からは「もう使えるようになったんですか！」と驚きの声をいただきました。月末の報告書業務が半日がかりの作業からわずか数分に短縮され、大変喜んでいただけました。

既存ソフトではなぜ対応できないのか

介護業界で広く使われている既存ソフト（ほのぼのNEXTなど）は、多くの施設に共通する機能を提供する汎用パッケージソフトです。基本的な機能は網羅されていますが、こうした施設固有の細かい要望には対応が難しいのが現実です。

なぜでしょうか。

• 開発の優先順位：数千〜数万の導入施設がある中で、1つの施設の要望が開発に反映されることはほぼない
• アップデートサイクル：仮に要望が通っても、実装までに半年〜1年以上かかることが一般的
• カスタマイズ不可：パッケージソフトの構造上、個別施設向けのカスタマイズは基本的に受け付けていない
• 要望窓口の形骸化：「ご要望として承ります」と言われたまま、何年も反映されないケースが多い

これは大手ソフトが悪いわけではありません。汎用ソフトというビジネスモデルの構造的な限界です。全国の施設に同じ製品を提供する以上、個別対応はコスト的に見合わないのです。

結果として、現場のスタッフは「ソフトに合わせて業務を変える」ことを強いられます。本来は逆であるべきなのに、です。

「使いながら育てる」システム開発

このデイサービスでのカスタムシステム開発を通じて実感したのは、システムは使い始めてからが本番だということです。

どんなに丁寧に要件定義をしても、実際に現場で使い始めると「やっぱりこうしたい」「ここを変えたい」という声が次々と出てきます。これは自然なことです。使ってみて初めて気づくことは必ずあります。

今回の一括印刷機能もまさにそうでした。最初から「ケアマネごとに一括印刷したい」という要件があったわけではありません。実際に印刷機能を使っていく中で、「もっとこうなったら便利なのに」という声が生まれたのです。

カスタム開発の真価は、こうした声に臨機応変に対応できることにあります。

• 要望が出たら、すぐに開発に反映
• 実装したらすぐにフィードバックをもらう
• フィードバックをもとにさらに改善する

この「要望→実装→フィードバック」のサイクルが短いからこそ、システムは現場に本当にフィットするものに育っていきます。大手パッケージソフトでは、このサイクルを回すことは構造上ほぼ不可能です。

カスタム開発の本当の価値は「対応速度」

カスタム開発と聞くと「費用が高い」「大がかりになりそう」というイメージを持たれる方も多いかもしれません。しかし、本当の価値は別のところにあります。

それは「対応速度」です。

大手ソフトでは「ソフトに合わせて事業所を変えないといけない」のが現実です。一方、カスタム開発では「事業所に合わせてソフトを変える」ことができます。

この違いは、日々の業務効率に大きな差を生みます。現場のスタッフが感じる小さなストレスの積み重ねが、離職率や業務品質に影響することを考えると、現場の声をすぐにシステムに反映できることの価値は計り知れません。

まとめ：「こうしたい」を諦めないでください

「ケアマネごとに一括印刷したい」——この一言から始まった機能追加は、わずか1〜2日で実現しました。

もし今、お使いの介護ソフトに対して「こうなったらいいのに」という思いがあるなら、それを諦める必要はありません。カスタム開発なら、現場の声をすぐにシステムに反映できます。

介護ソフトのカスタマイズや業務システムの開発にご興味のある方は、ぜひ一度お気軽にご相談ください。現場の課題をお聞きした上で、最適な方法をご提案いたします。