「議事録を書く時間があるなら、その時間で提案書を1本仕上げたい」——議事録の自動作成をAIで実現してから、私はこう考えるようになりました。

私は日々の打ち合わせでAIレコーダー×テキスト化×自動資料生成のワークフローを実践しています。この記事では、議事録をAIで自動作成する具体的な方法と、「議事録を作ること自体をやめる」という発想についてお伝えします。

議事録作成に年間320時間——データが示す現実

キヤノンマーケティングジャパンが実施した調査（2022年）によると、ビジネスパーソンが議事録作成に費やす時間は年間平均320時間（週あたり約6時間）にのぼります。

さらに注目すべきデータがあります。

• 議事録作成に負担を感じている人：67%
• AIサポートツールの利用を希望する人：70%
• 実際にAIツールを利用している人：わずか1.4%

需要と実態の間に、圧倒的なギャップがあります。多くの人が「AIで楽にしたい」と思いながら、具体的な方法がわからないまま手作業を続けているのが現状です。

私が実践している「議事録を挟まない」ワークフロー

私の場合、そもそも「議事録」という中間成果物を作りません。打ち合わせの内容を、次のアクションに最短で変換するためにAIを使っています。

対面打ち合わせの場合：Plaud＋AI

Plaud（プラウド）はカード型のAIレコーダー端末です。対面の打ち合わせで使っているワークフローは以下の通りです。

1. 打ち合わせ開始時にPlaudで録音を開始
2. 打ち合わせ終了後、AIがテキスト化
3. テキストデータをもとに、確認資料・提案資料をAIが自動生成
4. 生成された資料をチェック・修正して相手に送付

ポイントは「録音→テキスト化→資料生成」が1つの流れでつながっていること。従来の「録音→議事録作成→議事録を見ながら資料作成」という2ステップの工程を、1ステップに圧縮しています。

オンライン会議の場合：Google Meet録画＋AI

Google Meetでの打ち合わせでは、以下の流れで処理しています。

1. Google Meetの録画機能でミーティングを記録
2. 録画データからAIがテキスト化
3. テキストデータから提案資料・確認メール・タスクリストを直接生成

オンライン会議でも考え方は同じです。議事録という「中間ファイル」を作らず、打ち合わせの内容を直接アウトプットにつなげるのが最も効率的です。

なぜ「議事録」ではなく「直接アウトプット」なのか

従来の議事録には、構造的な問題があります。

• 誰のために書いているのか不明確：会議参加者全員が読むわけではない
• 次のアクションとの距離が遠い：議事録を読んで、それをもとに別の資料を作る——二度手間
• 書くこと自体が目的化しがち：「議事録を残すため」に会議内容を整理する非効率さ

tldx Solutions GmbHの調査（2025年）でも、作成された議事録が「活用されない」と感じている人が9割弱という結果が出ています。多くの議事録は、作ったはいいものの誰にも読まれていないのです。

だからこそ私は、議事録ではなく「次に必要なアウトプット」を直接生成するスタイルを取っています。打ち合わせの目的が提案なら提案書を、確認なら確認資料を、タスク分担ならタスクリストを——AIが打ち合わせの内容から直接生成します。

AI議事録自動作成ツールの選び方

「まずは議事録の自動作成から始めたい」という方も多いと思います。現在、AI議事録ツールは多数存在しますが、選ぶ際のポイントは以下の3つです。

ポイント1：日本語の音声認識精度

英語に比べて日本語の音声認識は難易度が高いです。特に専門用語が多い業界（医療・建設・法律等）では、認識精度が業務効率を大きく左右します。無料トライアルで実際の会議を録音して精度を確認するのが確実です。

ポイント2：出力のカスタマイズ性

議事録のフォーマットは企業ごとに異なります。自社のフォーマットに合わせた出力ができるか、要約の粒度を調整できるかを確認しましょう。

ポイント3：セキュリティ

会議の内容には機密情報が含まれることが多いです。データの保存場所・暗号化・アクセス管理が明確なツールを選んでください。特に、録音データが海外サーバーに保存される場合は、社内のセキュリティポリシーと照合する必要があります。

議事録AIの活用を次のレベルに引き上げるには

録音データを「ナレッジ」として蓄積する

打ち合わせの録音データをテキスト化して蓄積していくと、社内のナレッジベースが自動的に構築されます。「あの時のクライアントとの打ち合わせで何を話したか」を、テキスト検索で瞬時に振り返れるのは大きなメリットです。

議事録AIから「業務自動化AI」へ

議事録の自動化は、AI業務効率化の入口として最適です。なぜなら、導入コストが低く、効果が実感しやすいからです。

ここで得たAI活用の感覚を、日報作成・報告書生成・顧客対応など、他の業務にも横展開していくのが理想的な流れです。

私が支援してきた介護施設では、記録のデジタル化から始めて、最終的には月次報告書の自動生成・利用者状況のAIチャット問い合わせまで、業務フロー全体をAIで最適化しました。最初の一歩は「iPadで記録を入力する」だけでしたが、そこから雪だるま式にAI活用が広がっていったのです。

AI議事録ツールの費用感

AI議事録自動作成ツールの費用は、用途と規模によって異なります。

• 個人利用・スポット利用：月額5,000円以下のプランが多数
• チーム利用（10人程度）：月額2〜5万円程度
• カスタム開発（自社専用ワークフロー構築）：初期費用20〜50万円＋月額保守

SaaSツールから始めて、自社の業務に合わせたカスタマイズが必要になったらカスタム開発を検討する——この順番が最もリスクが低いです。

まとめ：議事録は「作るもの」から「不要にするもの」へ

AIによる議事録の自動作成は、すでに実用レベルに達しています。しかし、本当に効率を追求するなら、「議事録を自動で作る」のさらに先——「議事録を挟まず、直接アウトプットにつなげる」という発想が重要です。

まずは1つの会議からAI議事録を試してみてください。年間320時間の削減ポテンシャルは、決して大げさな数字ではありません。

「うちの会議でもAIが活用できるか相談したい」という方は、以下の無料診断からお気軽にお問い合わせください。

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