「介護施設 DX 何から始める」――これは、私たちが介護事業者様からもっとも多くいただくご相談のひとつです。デイサービスや特養などの介護施設で「DXを進めたいが、何から手をつければいいのかわからない」という声は年々増えています。株式会社Fyveは、実際に複数の介護施設でシステム導入を支援してきた経験から、現場で本当に効果のあった優先順位をお伝えします。

介護施設のDX、何から始めればいいのか

介護業界でもDX（デジタルトランスフォーメーション）という言葉が広がりつつあります。しかし、「DX」と聞くと大規模なシステム刷新や多額の投資をイメージして、二の足を踏む事業者様が少なくありません。

実際のところ、介護施設のDXは「小さく始めて、大きく育てる」が鉄則です。いきなりすべてをデジタル化する必要はありません。現場の負担が大きい業務から順番にデジタル化していくことが、成功への最短ルートです。

私たちFyveが介護施設でDX支援を行う際にまず確認するのは、以下の3点です。

• 現場スタッフのITリテラシーはどのレベルか
• 現在もっとも時間がかかっている業務は何か
• すでに導入しているシステムやツールはあるか

この3点を把握するだけで、最適なスタート地点が見えてきます。

DXの前に知っておくべき3つのステップ

介護施設のDXを進めるうえで、まず理解していただきたいのが「デジタル化には段階がある」ということです。よく混同されがちですが、以下の3つのステップは明確に異なります。

ステップ1：デジタイゼーション（紙をデジタルに置き換える）

これは最も基本的な段階です。紙で管理していた記録をタブレットやPCで入力するようにする、FAXをメールに置き換える、といった取り組みです。介護施設でDXを始める場合、まずはこのデジタイゼーションから着手するのが正解です。

具体的には、日々の介護記録、バイタル記録、食事記録などを紙からタブレット入力に切り替えることが第一歩となります。

ステップ2：デジタライゼーション（業務プロセスをデジタルで効率化する）

デジタイゼーションの次の段階です。単にデジタル化するだけでなく、業務の流れそのものをデジタルツールで最適化します。例えば、記録データをもとに報告書を自動生成したり、シフト管理をクラウド化して全スタッフがリアルタイムで確認できるようにする、といった取り組みです。

ステップ3：DX（デジタルで事業モデルを変革する）

最終的なゴールがDXです。蓄積したデータを活用してケアの質を向上させたり、新しいサービスを生み出したりする段階です。例えば、利用者様のバイタルデータの傾向分析から体調変化を事前に予測する、AIを活用したケアプランの最適化などが該当します。

重要なのは、ステップ1を飛ばしてステップ3に進むことはできないということです。段階を踏んで着実に進めましょう。

現場で見えた「最初にやるべきこと」ランキング

Fyveがこれまで介護施設のDX支援を行ってきた経験から、費用対効果が高く、現場の抵抗が少ない順にランキングをまとめました。

第1位：記録業務のデジタル化

介護施設で最初にデジタル化すべきは、間違いなく日々の記録業務です。その理由は明確です。

• 毎日発生する業務であるため、効率化の効果が最も大きい
• 手書き記録は判読ミスや転記ミスのリスクがある
• タブレット入力なら選択式にできるため、スタッフの負担が減る
• データが蓄積され、後の分析や報告書作成に活用できる

実際に私たちが支援したデイサービスでは、記録業務のタブレット化により1日あたり約45分の時間短縮を実現しました。月換算で約22.5時間、年間では約270時間の削減です。この時間をケアに充てられるようになったと、現場スタッフからも好評でした。

第2位：報告書のAI自動化

記録業務のデジタル化が進んだら、次に取り組むべきは報告書の自動生成です。デジタル化された記録データをもとに、AIが連絡帳や月次報告書を自動で作成します。

従来、ベテランスタッフが30分以上かけて作成していた報告書が、AIなら数分で下書きを生成できます。スタッフは内容を確認・修正するだけで済むため、大幅な時間短縮につながります。

Fyveでは、介護記録から自動で家族向け連絡帳を生成するシステムの導入実績があります。「文章を書くのが苦手」というスタッフの負担軽減にも大きく貢献しました。

第3位：情報共有のクラウド化

3番目に優先すべきは、スタッフ間の情報共有をクラウド化することです。申し送りノートや掲示板での情報伝達は、見落としや伝達漏れのリスクがあります。

クラウドベースの情報共有ツールを導入すれば、以下のメリットがあります。

• 出勤前に自宅からスマホで申し送りを確認できる
• 既読機能で伝達漏れを防止できる
• 写真や動画も共有でき、文字だけでは伝わりにくい情報も正確に伝えられる
• 過去の記録を簡単に検索できる

小規模デイサービスでもDXは可能

「うちは小規模だからDXなんて無理」という声もよく聞きます。しかし、小規模だからこそDXの効果は大きいというのが私たちの実感です。

小規模デイサービスの場合、少人数のスタッフで多くの業務をこなしています。一人あたりの事務作業量が多いからこそ、デジタル化による時間削減のインパクトは大きくなります。

また、小規模施設には以下のようなDX推進に有利な条件もあります。

• 意思決定が早い：大規模法人と違い、管理者の判断ですぐに導入できる
• スタッフへの浸透が早い：少人数のため、全員への研修や操作指導がスムーズ
• カスタマイズしやすい：現場の声をすぐにシステムに反映できる

Fyveでは、利用者定員10名の小規模デイサービスでもシステム導入を支援した実績があります。月額数千円のクラウドサービスを組み合わせることで、初期費用を抑えながら大きな効果を得ることができました。

補助金を活用すれば費用負担は最小限

介護施設のDXを後押しする補助金制度は複数用意されています。上手に活用すれば、費用負担を大幅に軽減できます。

活用できる主な補助金

• ICT導入支援事業（厚生労働省）：介護ソフトやタブレット端末の導入費用を補助。補助率は導入費用の1/2〜3/4で、上限額は事業所の規模に応じて設定されています。
• IT導入補助金（経済産業省）：ITツールの導入費用を最大1/2補助。介護記録ソフトやクラウドサービスなどが対象になります。
• ものづくり補助金：革新的なサービス開発に対する補助金。AI活用など先進的な取り組みが対象です。

Fyveでは、補助金の申請サポートも行っています。「どの補助金が使えるのかわからない」という場合でも、お気軽にご相談ください。補助金を活用すれば、実質的な自己負担額を半額以下に抑えられるケースも珍しくありません。

まとめ：まずは記録業務から

介護施設のDXは、決して難しいことではありません。大切なのは正しい順番で、小さく始めることです。

この記事のポイントをまとめます。

1. DXには3段階ある：デジタイゼーション → デジタライゼーション → DX の順に進める
2. 最初にやるべきは記録業務のデジタル化：費用対効果が最も高く、現場の抵抗も少ない
3. 小規模施設ほど効果が大きい：意思決定の速さと浸透のしやすさが強み
4. 補助金を活用すれば費用負担は最小限：自己負担を半額以下にできるケースも

「介護施設のDXを何から始めればいいかわからない」という方は、まず記録業務のデジタル化から検討してみてください。Fyveでは、介護施設の規模や状況に合わせた最適なDXプランをご提案しています。

介護施設のDXについてのご相談は、株式会社Fyveまでお気軽にお問い合わせください。