介護記録ソフト、何を基準に選べばいいのか

「介護記録ソフトを比較したいけど、どこを見ればいいかわからない」——これは、介護施設の管理者の方からよくいただく相談です。

実際に検索してみると、大手パッケージソフトの機能比較表はたくさん出てきます。しかし、「現場で使ってみたら実際どうなのか」という一次情報はほとんどありません。

私は、利用者150人・スタッフ50人規模のデイサービス施設で、実際にカスタム開発の介護記録システムを導入しました。施設長は60代前半。それ以前は「ほのぼのNEXT」や「スグログタブレット」など、大手パッケージソフトを使った経験もある方です。

この記事では、大手パッケージとカスタム開発の両方を経験した現場の本音を、費用・機能・使い勝手の面からお伝えします。介護記録ソフトの比較で迷っている方の判断材料になれば幸いです。

大手パッケージソフトのメリット・デメリット（実体験込み）

メリット：安心感と実績は圧倒的

大手パッケージソフトには、やはり大きな安心感があります。

• 数千〜数万施設の導入実績があり、業界標準の機能は網羅されている
• 電話サポートや全国の拠点でのサポート体制が整っている
• 法改正への対応がバージョンアップで自動的に行われる
• 導入事例が多く、同規模の施設の運用を参考にできる

デメリット：ソフトに事業所を合わせるストレス

一方で、実際に使っていた施設長からはこんな声が出ていました。

「痒いところに手が届かない。やりたいことの7割はできるけど、残りの3割のためにExcelやメモ帳を併用しなきゃいけない」

具体的には、以下のような問題が起きていました。

• 帳票のフォーマットが合わない——自治体や事業所独自の帳票に完全対応できず、手作業での転記が発生
• 要望を出しても反映は半年〜1年後——バージョンアップのサイクルが決まっていて、個別の要望はなかなか通らない
• 使わない機能にも費用がかかる——パッケージとしてセットになっているため、不要な機能の分もコストに含まれる

施設長はこう表現していました。「ソフトに事業所を合わせている感覚」だと。本来は業務を楽にするための道具なのに、道具に業務を合わせなければならない。このストレスが日々積み重なっていたそうです。

もう一つ大事な視点があります。月額が安くても、業務時間が減らなければコスト削減にはなりません。カイポケの月額25,000円は確かに安いですが、月次報告書を手書きで30〜40時間かけ続けるなら、その人件費のほうがはるかに大きいのです。

カスタム開発のメリット・デメリット（正直に）

メリット：「うちの施設に完全に合う」システムが手に入る

カスタム開発の最大のメリットは、事業所の業務フローに100%フィットするシステムが手に入ることです。

• 帳票が完全対応——自治体指定のフォーマット、事業所独自の帳票、ケアマネごとの書式、すべてそのまま出力できる
• 要望が1〜2日で反映される——「ここの表示をこう変えたい」「この項目を追加したい」が翌日には使えるようになる
• 不要な機能がない——必要な機能だけを積み上げるので、画面がシンプルで迷わない
• AI機能の搭載が可能——大手にはまだないAI月次報告書の自動生成など、最新技術をすぐに取り入れられる

60代の施設長が「これなら使える」と言ったのは、画面が自分たちの業務に合っていて、余計な操作がなかったからです。

デメリット：属人性とサポート体制

カスタム開発にはデメリットもあります。ここは正直にお伝えします。

• 導入実績の少なさ——大手のように数千〜数万施設の実績はありません。「他の施設でも使われている安心感」は大手に比べると弱いのが現実です
• 開発者への依存（属人性）——システムを作った開発者がいなくなったら、保守・改修ができなくなるリスクがある。これは大手パッケージにはないリスクです
• サポート体制の規模——大手のように全国に拠点があるわけではない。電話サポートの対応人数も限られる

特に属人性の問題は、カスタム開発を検討する際に必ず確認すべきポイントです。開発者がドキュメントを残しているか、コードが引き継ぎ可能な状態かどうか。ここを曖昧にしたまま発注すると、後で大きなリスクになります。

費用比較：ほのぼのNEXT vs カイポケ vs Fyveカスタム

費用面の比較を、具体的な製品名を挙げて整理します。

ほのぼのNEXT（NDソフトウェア）は、介護ソフトシェア率1位の最大手です。5年間のライセンス制で、導入時に5年分の使用権に加え、操作説明費・設置費が別途必要になります。具体的な金額は非公開で、施設の規模や導入機能によって異なるため、見積もりが必要です。

カイポケ（エス・エム・エス）は、初期費用0円・月額25,000円〜（デイサービスの場合、税別）で導入でき、全国50,000件以上の導入実績があります。iPad1台の無償貸出もあり、導入のハードルが低いのが特徴です。ただし、個別のカスタマイズには対応していません。

Fyveカスタムは、初期開発費100万円・月額50,000円です。ただし、デジタル化・AI導入補助金を活用すれば初期費用の50〜75%が補助され、実質負担は25〜50万円になります。さらに、月100時間の業務削減（年間約180万円分の人件費換算）を考えると、補助金なしでも初年度から投資回収が可能です。導入実績や知名度では大手に劣りますが、施設ごとの業務フローに完全対応でき、AI月次報告書の自動生成（8項目）など最新技術をすぐに取り入れられるのが強みです。一方で、開発者への属人性というリスクがある点は正直にお伝えしなければなりません。

介護ソフトの一般的な月額相場は5,000〜50,000円程度です。ただし、月額だけで比較するのではなく、カスタマイズ費用やAI機能の有無、5年間のトータルコストで比較することが重要です。

AI月次報告書の自動生成は、今カスタムでしかできない

今回のカスタム開発で最も反響が大きかったのが、AIによる月次報告書の自動生成機能です。

従来、月次報告書の作成には以下の作業が必要でした。

• 1ヶ月分の記録を見返してまとめる
• 利用者ごとの変化や特記事項を抽出する
• 所定のフォーマットに沿って文章を作成する
• ケアマネージャーごとに印刷・送付する

この作業が、ボタン1つで完了するようになりました。日々の記録データをAIが分析し、利用者ごとの月次報告書を自動生成。ケアマネージャーごとに五十音順で一括印刷まで対応しています。

2025年3月時点で、この機能を標準搭載している大手パッケージソフトはありません。ほのぼのNEXTもカイポケも、AI月次報告書の自動生成機能は未搭載です。大手は数千施設の合意形成が必要なため、新機能の搭載には時間がかかります。カスタム開発だからこそ、最新のAI技術をすぐに現場に届けられるのです。

施設長はこう言っていました。「月末の報告書作成が一番しんどかった。これが自動でできるようになって、月100時間以上の業務が削減された」

まとめ：「うちの施設に合うのはどっち？」の判断基準

最後に、大手パッケージとカスタム開発、それぞれがどんな施設に向いているかをまとめます。

大手パッケージが向いている施設：

• 業務フローが比較的標準的で、大きなカスタマイズが不要
• 全国規模のサポート体制を重視する
• 法改正対応を自動で行いたい
• ITに詳しい担当者がいない

カスタム開発が向いている施設：

• 既存ソフトに「痒いところに手が届かない」不満がある
• 独自の帳票や業務フローがあり、ソフトに合わせたくない
• AI活用など最新技術を積極的に取り入れたい
• 初期コストを抑えたい
• 開発者との密なコミュニケーションを望む

初期投資は回収できるのか？——数字で見る費用対効果

カスタム開発の初期費用100万円は、大手の初期費用0円と比べると高く感じるかもしれません。しかし実際の費用対効果を見てみましょう。

• 補助金活用時の実質負担：25〜50万円（デジタル化・AI導入補助金で50〜75%補助）
• 月額の差：月25,000円（Fyve 50,000円 − カイポケ 25,000円）
• 月100時間の業務削減効果：月150,000円（時給1,500円換算）

つまり月額の差額25,000円に対して、削減効果は150,000円。毎月125,000円のプラスです。補助金を使えば初期費用は2〜4ヶ月で回収できます。補助金を使わなくても、初年度から黒字です。

「育てるシステム」という考え方

パッケージソフトは「買い切り」です。最初に入った機能がほぼ全て。大きなバージョンアップを待つしかありません。

一方、カスタム開発は「育てるシステム」です。最初は最小限の機能で始めて、現場で使いながら「こうしたい」「これが足りない」を少しずつ追加していく。実際にこの施設では、最初の2週間で基本機能を稼働させた後、ケアマネごとの一括印刷、AIチャットによる利用者情報の問い合わせ、処置記録の承認ワークフローなど、現場の声から生まれた機能が次々と追加されました。

月額50,000円の保守契約の中で、こうした機能追加や改善が継続的に行われます。つまり使えば使うほど、施設にフィットしたシステムに育っていくのです。これはパッケージソフトでは絶対に実現できません。

大事なのは、「有名だから」「安いから」ではなく、自分の施設の業務に合うかどうかで選ぶことです。

「うちの施設の場合、どっちが合うだろう？」という疑問があれば、お気軽にご相談ください。大手ソフトとカスタム開発の両方を知っている立場から、率直にアドバイスさせていただきます。